von Michael Hasler | newplace.ch

Jemandem mitteilen zu müssen, dass er demnächst keinen Job mehr haben wird, ist wohl für die meisten keine leichte Aufgabe. Man hat Angst davor, den anderen vor den Kopf zu stossen oder gar heftige emotionale Reaktionen auszulösen. Im Idealfall kommt die Kündigung für den betroffenen Mitarbeitenden nicht unerwartet, sondern nach einer Reihe von Gesprächen, in denen man notwendige Änderungen in Verhalten, Leistung oder Organisationsstrukturen bereits besprochen hat. Die Praxis zeigt jedoch, dass dies nicht immer der Fall ist, und Kündigungen durchaus überraschend erfolgen können.

Umso wichtiger ist es deshalb, die Kündigung auf empathische, aber klare und faire Art und Weise auszusprechen – und zwar persönlich vor Ort, und nicht per Telefon oder Videokonferenz. Als Vorgesetzter ist es zudem ratsam, zur Unterstützung jemanden vom HR beizuziehen und sich sowohl inhaltlich auch als mental gut vorzubereiten.

Doch wie sage ich es dem Mitarbeitenden konkret? Worauf muss ich achten, und was sollte ich unbedingt vermeiden? Wie steige ich in so ein Gespräch ein?

In der Praxis hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

Phase 1 – Aussprechen und Begründen der Kündigung

Der Vorgesetzte sollte die Kündigung relativ rasch und direkt aussprechen sowie kurz und sachlich begründen. Folgende Fehler sollte er dabei vermeiden: weitschweifende und sich ständig wiederholende Erklärungen, Entschuldigungen und Rechtfertigungen, Beteuerung, dass die Kündigung nicht ausgesprochen wäre, wenn er allein darüber zu entscheiden hätte, sich ausschliesslich auf den gesetzlichen Standpunkt stellen und unnötig tröstende und triviale Bemerkungen machen.

Phase 2 – Auffangen der emotionalen Reaktion

Jetzt ist es wichtig, zuzuhören und Verständnis für allfällige emotionale Reaktionen zu zeigen. Viele Betroffene reagieren entweder defensiv (Rückzug), aggressiv (Angriff), distanziert (Verleugnung) oder rational (Kündigung als Business). Empathie und Menschlichkeit sind hier essenziell.

Phase 3 – Ausrichten auf die Zukunft

Dem Mitarbeitenden aufzeigen, welche Hilfestellungen ihm während der verbleibenden Zeit zur Verfügung stehen.

Phase 4 – Absprechen des weiteren Vorgehens

Falls möglich geht es zum Schluss darum zu klären, wie man die Zeit bis zum Ende der Anstellung gestaltet (letzter Arbeitstag, verbleibende Ferien, Kommunikation intern und extern, Abschluss und Übergabe der Aufgaben, etc.). Aus rein formaler Sicht lässt man zudem die Kündigung unterschreiben.

Ein Kündigungsgespräch ist also nicht einfach, und es ist normal, wenn man sich als Überbringer der Nachricht unruhig, unbeholfen oder sogar schuldig fühlt. Aber mit guter Vorbereitung, Empathie und Klarheit ist es möglich, Kündigungsgespräche professionell, fair und vor allem menschlich zu gestalten. Denn die Kündigung soll das Arbeitsverhältnis, nicht die Zukunft des Mitarbeitenden beenden.